Quais os benefícios do armazenamento dos documentos?
Disponibilização do espaço físico para outras funcionalidades.
Foco em outras atividades, pois gerenciar e manter os arquivos não são tarefas fáceis.
Redução de custos com a administração do acervo de documentos, pois manter condições ideais e localizar documentos quando não estão organizados leva tempo e gera custos altos.
Organização de documentos a baixo custo: Quando necessário o arquivo é ordenado antes de sua entrada no serviço de custódia, via metodologia própria que assegura a localização rápida e eficaz dos documentos quando pesquisado.
Garantia de manutenção e organização do arquivo: É necessário um profissional capacitado com instrumentos de gerenciamento para manter todo o trabalho feito.
Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos: O software WEB proporciona realização de pesquisas e solicitação de documentos de modo simplificado, cômodo e objetivo. Você mesmo vai ver seus documentos na Internet, enviar por e-mail, imprimir, salvar em seu computador.
Alto padrão de qualidade nos serviços de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos: uma vez que os lotes de documentos são catalogados em software gerencial e armazenados de forma sistematizada, seguem-se às exigências das normas de qualidade, quanto aos aspectos de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.
Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos: os recursos do software associados aos procedimentos internos de segurança permitem o acesso a índices, informações e atendimento de consultas somente aos usuários previamente cadastrados, cujas permissões podem ser segmentadas pelas divisões departamentais do arquivo ou títulos documentais. Todas as movimentações permanecem registradas no sistema e em protocolos de entrega e devolução de documentos.